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Como gerir de forma eficiente as correspondeLncias em seu condomiLnio

correspondC*ncia ainda C) considerada um item importante no nosso dia a dia, mesmo com toda a tecnologia que temos disponC-veis atualmente. C atravC)s dos correios que recebemos correspondC*ncias de diversos tipos como contas de luz, C!gua, telefone, avisos, cartas etc.

Geralmente, o fluxo de correspondC*ncias em condomC-nios C) alto devido ao grande nC:mero de moradores e a entrega deve ser realizada com o mC!ximo de agilidade e atenC’C#o por causa dos prazos estabelecidos em cada uma delas e tambC)m para que ela nC#o seja extraviada.

A periodicidade em que os correios entregam as correspondC*ncias em condomC-nios C) de uma vez por dia e a entrega interna para cada unidade C) feita pelo zelador ou o porteiro. Geralmente, esta atividade ocupa em mC)dia, por dia, de duas a trC*s horas de cada funcionC!rio.

Mas, para que as entregas de correspondC*ncias em condomC-nios sejam realizadas de forma adequada e dentro do prazo, C) importante a adoC’C#o de medidas que devem estar previstas no Regimento Interno do condomC-nio.

Veja abaixo algumas medidas tomadas em condomC-nios de todo o Brasil para o gerenciamento de correspondC*ncias:

b Para os condomC-nios de grande porte C) preciso que cada unidade possua o seu escaninho em que cada morador possa ter o seu acesso e retirar as suas correspondC*ncias no momento em que desejar;

b Para correspondC*ncias com elevado grau de importC”ncia como cartas registradas, ordens judiciais, telegramas etc., o condomC-nio deverC! registrC!-las em um livro que possua a funC’C#o protocolo e entregar nas mC#os de seu dono mediante a sua assinatura, atravC)s do porteiro ou zelador. Esta regra tambC)m C) vC!lida para os condomC-nios de pequeno porte;

b Para os condomC-nios de grande porte o ideal C) manter um funcionC!rio e um local especC-fico para a organizaC’C#o e entrega das correspondC*ncias, evitando assim transtornos como extravio e entrega fora do prazo;

Para a eficiC*ncia deste trabalho C) preciso que o funcionC!rio responsC!vel esteja sempre atento aos prazos, C s informaC’C5es do destinatC!rio e que realize a distribuiC’C#o de forma organizada e segura.

Durante o processo de distribuiC’C#o das correspondC*ncias em um condomC-nio pode ocorrer C perda ou atC) mesmo a entrega incorreta de determinadas correspondC*ncias. Caso isso aconteC’a, o ideal C) que o condC4mino registre o problema no livro de ocorrC*ncias do condomC-nio por escrito. C uma forma de prevenir transtornos posteriores e de avisar aos demais sobre a situaC’C#o.

Caso aconteC’a este tipo de ocorrC*ncia com mais frequC*ncia em seu condomC-nio, C) sempre vC!lido um novo treinamento para o funcionC!rio responsC!vel, o entendimento de quais sC#o os possC-veis motivos para os erros e tentar solucionC!-los da melhor maneira. Lembrando, que o sC-ndico C) o responsC!vel por todo o processo de entrega de correspondC*ncias em condomC-nios. Em casos extremos, o sC-ndico pode atC) ser acionado judicialmente por aquele morador que se sinta lesado com a situaC’C#o.


Postado por Portal Duplique em 04/jan/2021

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